Zoll und Expressversand – Wissenswertes

Expressversand und der Zoll: Kürzere Laufzeit durch die richtigen Zoll-Dokumente

Verzögerungen sind gerade beim Expressversand ärgerlich, soll doch die Sendung schnellstmöglich beim Empfänger ankommen. Eine völlig unnötige Verzögerung kommt aber immer wieder vor, weil der Absender Dokumente für den Zoll schlecht vorbereitet hat und deshalb das Paket beim Zoll länger für die Bearbeitung braucht, als es eigentlich üblich ist. Wir wollen hier aufklären, wie Sie am besten mit dem Thema Zoll umgehen und welche Dokumente wichtig sind.

Betroffene Empfängerländer

Zoll an den Grenzen von Europa

Zuerst einmal die gute Nachricht: die EU befreit Sie als Versender von sämtlichen Dokumentationspflichten rund um den Zoll, wenn Ihre Sendung den EU-Raum nicht verlässt. Sofern Ihre Expresssendung in ein EU Land (oder gar innerhalb Deutschlands) als Empfängerland verschickt wird, können Sie an dieser Stelle mit dem Lesen aufhören – sie haben keinerlei Zolldokumente vorzubereiten.

Lediglich in EU-Ausnahmegebiete sind Zolldokumente erforderlich. Diese Gebiete sind: Alandinseln (Finnland), Berg Athos (Griechenland), Büsingen und Insel Helgoland (Deutschland), Campione d’Italia, Livigno und Teile des Luganer Sees (Italien), Ceuta , Kanarische Inseln, Melilla (Spanien), Faröer-Inseln und Grönland, Gibraltar, Kanalinseln Jersey und Guernsey, Isle of Man und Britische Überseegebiete (Großbritannien), Guadeloupe, Martinique, La Reunion, Franz.-Guayana, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Saint Pierre et Miquelon, Mayotte, Franz.-Polynesien, Neukaledonien, Wallis, Futuna, franz. Süd- und Antarktisgebiete (Frankreich), Aruba, Bonaire, Curacao, Saba, Sint Eustatius, Sint Maarten Niederlande) sowie der türkische Teil von Zypern.

Für diese und alle anderen Länder außerhalb der EU gelten klare internationale Zollregelungen für den Expressversand, die Sie unbedingt erfüllen müssen.

hier zum Versandkostenrechner Express

Notwendige Zolldokumente für den Expressversand

Im Sinne eines schnellen Expressversands stellen Sie bitte mit großer Sorgfalt die Vollständigkeit und insbesondere die korrekte Erstellung der Zolldokumente sicher. Unsaubere und schlechte Zolldokumente führen sonst zu einer verlängerten Bearbeitungszeit – oder gar einer Einlagerung – bei den Zollbehörden im Empfängerland der Sendung. Und auf diese zeitliche Verzögerung hat kein Logistikdienstleister irgendeinen Einfluss. Eines ist aber sicher: je korrekter die Papiere, desto schneller die Bearbeitung und der Weitertransport Ihres Eilpakets.

Welche Dokumente werden nun für den Versand ins außereuropäische Ausland benötigt? Es sind die Folgenden:

Nicht verwechseln: Standard-Postpaket und Expressversand

Vielleicht haben Sie schon einmal im Internet zum Paketversand ins Ausland recherchiert. Fast immer kommen Sie dann auf die Zollinhaltserklärung mit den Formulare CN22 und CN23. So zentral diese für den normalen Paketversand sind: vergessen Sie diese für den Expressversand.

Der Grund ist folgender: die Formulare CN22 und CN23 sind aufgrund der Vereinbarung des Weltpostbeförderungsvertrags entstanden, um eine vereinfachte Zollbehandlung von internationalen Paketen zu ermöglich. Da im Weltpostverein aber die zentralen nationalen Postunternehmen (Postbehörden) organisiert sind, nicht aber die Expressversender, ist auch diese Vereinbarung – und damit CN22 und CN23 – nicht für Expressversender gültig. Für diese gilt die so genannte speditionelle Verzollung.

Merke also: Versand eines internationalen Pakets mit normaler Laufzeit per Deutscher Post / DHL immer mit Zollinhaltserklärung, Versand durch einen Expressdienstleister (auch DHL Express) kann ohne diese Formulare erfolgen.

Handelsrechnung (HR)

Zentral ist für den Expressversand aber die so genannte Handelsrechnung. Sie muss immer beiliegen in mehrfacher Ausfertigung. Hier gibt es auch keine Ausnahmen: sowohl bei gewerblichem wie bei privatem Versand, bei Warensendungen ebenso wie bei Mustern, Garantielieferungen oder sonstigen Paketinhalten. Immer ist eine Handelsrechnung für den Zoll des Empfängerlandes notwendig. Liegt diese nicht bei, wird die Sendung beim Zoll gestoppt und die so eilige Sendung wird eingelagert. Im schlimmsten Fall entstehen sogar noch zusätzliche (oft erhebliche) Lagergebühren.

Achtung: Die Handelsrechnung muss in englischer Sprache erstellt sein, immerhin ist sie ja für die ausländischen Zollmitarbeiter im Empfängerland, die meist kein Deutsch können. Eine Kopie der normalen deutschen Rechnung reicht für internationalen Expressversand nicht!

Proforma-Rechnung als Ersatz?!

Sie haben sicher im letzten Absatz schon bemerkt: es gibt viele Fälle, in denen es gar keine offizielle Rechnung gibt, sei es ein Privatversand oder die kostenfreie Lieferung eines Unternehmens.

In einem solchen Fall müssen Sie aber als Ersatz für eine echte Handelsrechnung eine so genannte Proforma-Rechnung beilegen. Diese ist wie eine normale Rechnung aufgebaut, kann aber mit dem Vermerkt „Rechnung nur für Zollzwecke“ bzw. „value for customs purposes only“ versehen werden. So hat sie in Deutschland keine steuerliche Relevanz, ist aber für die Zollbehörden weltweit eine gültige Grundlage für die Zollprüfung.

Inhalte der Handelsrechnung

Wie auch für eine offizielle Rechnung in Deutschland existieren auch für die internationale Handelsrechnung (bzw. die Proformarechnung) klare Vorgaben, was diese zu enthalten haben. Dies sind

Online-Generator Handel-/Proforma-Rechnung

Sind Sie mit der Erstellung von Handels- oder Proformarechnungen nicht vertraut oder benötigen Sie diese nur in Einzelfällen, kann Ihnen ein Onlinegenerator sehr gute Dienste leisten. So erstellen Sie die benötigen Dokumente automatisch und sicher nach den internationalen Anforderungen.

Einen dieser Generatoren für Handelsrechnungen / Proformarechnungen bietet die DHL online.

Ausfertigung und Anbringung

Die Handelsrechnung oder ggfls. die Proforma-Rechnung legen Sie in mehrfacher Ausfertigung dem Paket bei. Diese müssen unbedingt außen am Paket in einer aufgeklebten Folientasche eingelegt sein (alles andere würde wieder zu Verzögerungen im Versand oder zur Ablehnung führen). So kann sie der Zollmitarbeiter schnell und einfach entnehmen.

Jedes Exemplar muss dabei einzeln unterschrieben und gestempelt werden. Da bezüglich der von Zollbehörden geforderten Anzahl der beizulegenden Handelsrechnungen jedes Empfängerland unterschiedliche Vorgaben macht, empfehlen wir bei TOMBA express immer vier Exemplare beizulegen.

Ausfuhranmeldung ab € 1000,- (pro Tag und Land) notwendig

Für das Empfängerland Ihrer Expresssendung ist die eben beschriebene Handelsrechnung das entscheidende Dokument für eine Bearbeitung. Aber auch der Zoll des Absenderlandes (also Deutschland) interessiert sich ggfls. für Ihre Sendungen: nämlich dann, wenn deren Wert über € 1.000,- liegt.

Hier werden aber immer wieder Fehler gemacht, die eine Expresssendung dann verzögern: die Grenze von € 1.000,- sind nämlich nicht einfach nur der eigentliche Warenwert im Paket.

Was alles berechnet wird

Das Erste, was Sie beachten müssen: auch die Versandkosten zählen bei der genannten Grenze von € 1.000,- mit dazu. Haben Sie beispielsweise Waren im Wert von € 930,-, so könnte man meinen, es sei gar keine Ausfuhranmeldung notwendig. Wenn aber die Versandkosten des Expressversands in diesem Beispiel bei € 80,- liegen würden, wäre die Summe bei € 1.010,- (als 930 + 80) und damit über der Meldegrenze. Eine Anmeldung Ihrer Sendung bei deutschen Zoll wäre also notwendig (oder Ihre Eilsendung würde gestoppt).

Auch nicht unwichtig: der Zoll betrachtet nicht jedes Paket einzeln, sondern den Gesamtwert aller Sendungen, die Sie an einem Tag an einen bestimmten Empfänger verschicken. Schicken Sie also am Vormittag ein Paket ab und am Nachmittag ein zweites an den gleichen Empfänger, so wird der Wert beider Eilsendungen (plus die Versandkosten) zusammengerechnet. Ist dieser Gesamtwert größer als € 1.000,- müssten Sie sich mit dem Thema Ausfuhranmeldung beschäftigen.

So geht die Anmeldung

Üblicherweise erfolgt die Ausfuhranmeldung heutzutage elektronisch. Sie finden dazu z.B. das Portal zur Internetausfuhranmeldung Plus online. Weitergehende Informationen zur elektronischen Zollanmeldung bietet auch die Information Zollanmeldung. Sie erhalten dann ein ABD, das Ausfuhrbegleitdokument, das Sie ebenfalls außen an der Sendung mit anbringen müssen, damit der Versand Ihrer Eilsendung nicht schon stockt, bevor es Deutschland überhaupt verlassen hat.

In Ausnahmefällen können Sie die Ausfuhranmeldung auch als gedrucktes Formular bei der für Sie zuständigen Zollstelle, der IHK oder im Buchhandel erhalten. Die Onlineanmeldung ist allerdings das heutzutage übliche Verfahren.

Wichtiger Hinweis noch: ab € 3.000,- Ausfuhrwert benötigen Sie eine durch die Abgangszollstelle vorabgestempelte Ausfuhranmeldung (das so genannte zweistufige Verfahren).

Weitere Informationen und Fragen zum Zoll bei Expressversand

Auskünfte rund um Zoll und die notwendigen Zolldokumente erhalten Sie bei den Industrie- und Handelskammern, die entsprechende Ansprechpartner haben.
Außerdem haben die meisten Bestimmungsländer Auslandsvertretungen in Deutschland, bei denen Sie direkt nachfragen und aktuellste Zollinformationen erhalten können. Insbesondere auch bei einem privaten Expressversand sollten Sie sich immer aktuell über die Bestimmungen des Empfängerlandes informieren!

Auch die Dienststellen der Zollverwaltung sowie die Bundesagentur für Außenwirtschaft hilft entweder direkt oder mit geeigneten Ansprechpartnern weiter.

Nutzen Sie diese Stellen und legen Sie Ihrer Expresssendung immer 100%ig vollständige und sauber ausgefüllte Zolldokumente bei. Nur so kann ein Expressversand auch wirklich so schnell wie möglich beim Empfänger ankommen.

Tipps zum Schluss

Es mag wie eine Kleinigkeit klingen, aber wenn Sie die notwendigen Dokumente ausdrucken, sollten diese Ausdrucke möglichst wasserfest sein und nicht verschmieren. Sie können nämlich niemals wissen, welches Wetter Ihr Expresspaket unterwegs und im Empfängerland erlebt. Von Regen über tropisches, feuchtes Klima ist alles denkbar – und der Ausdruck mit einem alten Tintenstrahldrucker verschmiert dann leicht.
Auch die für die Anbringung außen am Expresspaket verwendeten Hüllen sollten möglichst dicht schließen und sorgfältig verschlossen werden. Hier wenige Cent sparen zu wollen und dadurch längere Laufzeiten für Ihren Expressversand zu riskieren, wäre einfach der falsche Weg.

Denn ein verschmiertes Formular oder verlorene Unterlagen führen nur zu einem: einer eigentlich unnötig verzögerten Bearbeitung durch den Zoll – gerade für eine Expressendung ganz sicher nicht erwünscht.

Und jetzt: am besten den Versand gleich buchen, damit er schon bald beim Empfänger ist.