Zoll f. Pakete im internationalen Versand (Paket, Express, Dokumente)

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Brauchen Sie für Ihren internationalen Paket-Versand Zolldokumente und wenn ja welche? Auf was ist bei Paketen bezüglich Zoll zu achten? weltweit.express beantwortet Ihnen hier alle wichtigen Fragen.

Für die Kosten eines Paketversand in die jeweiligen Länder können Sie außerdem hier Ihre Preise für den Paketversand, den Expressversand und den Dokumentenversand ermitteln:

Zoll oder nicht Zoll

Das Grundprinzip ist erst einmal sehr einfach: Pakete oder Express-Versand aus Deutschland in Länder, die zur EU gehören, unterliegen nicht der Zollbearbeitung und es sind keine Zolldokumente notwendig.

Geht die Sendung in Länder außerhalb der EU, sind für Pakete bzw. Expressppakete immer Zolldokumente notwendig. Eine solches Pakete wird immer vom Zoll des Empfängerlandes bearbeitet.

Nur beim reinen Dokumentenversand sind niemals Zollunterlagen notwendig, da in diesem Fall keine Waren verschickt werden (dürfen).

Sind Zolldokumente notwendig (nach Zielländern)?

(1) Zu den EU-Ausnahmegebieten, die zwar zu EU gehören aber nicht zu deren Zollgebiet, zählen: Alandinseln (Finnland), Berg Athos (Griechenland), Büsingen und Insel Helgoland (Deutschland), Campione d’Italia, Livigno und Teile des Luganer Sees (Italien), Ceuta , Kanarische Inseln, Melilla (Spanien), Faröer-Inseln und Grönland, Gibraltar, Kanalinseln Jersey und Guernsey, Isle of Man und Britische Überseegebiete (Großbritannien), Guadeloupe, Martinique, La Reunion, Franz.-Guayana, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Saint Pierre et Miquelon, Mayotte, Franz.-Polynesien, Neukaledonien, Wallis, Futuna, franz. Süd- und Antarktisgebiete (Frankreich), Aruba, Bonaire, Curacao, Saba, Sint Eustatius, Sint Maarten Niederlande) sowie der türkische Teil von Zypern.

Haben Sie also eine Sendung in ein EU-Land oder einen Dokumentenversand, können Sie an dieser Stelle das lesen aufhören.

Geht Ihre Sendung als Paket (z.B. mit einem DHL-Tarif) oder als Express-Paket (z.B. Tarif von DHL Express, UPS, o.ä.) in ein Land außerhalb der EU, erfahren Sie im Folgenden, welche Zolldokumente notwendig sind.

Art der notwendigen Zolldokumente (Paket oder Express)

Welches Zolldokument sie benötigen, hängt einerseits davon ab, welchen Paketdienst sie bei der Tarifwahl gebucht haben und andererseits auch davon, ob sie gewerblich oder privat versenden. 

Es gibt insbesondere Unterschiede zwischen DHL Paket und Expressdiensten (DHL Express, UPS, etc.).

Die Internationale Handelsrechnung im Versand

Enthält ein Paket (egal ob Express oder nicht) gewerbliche Waren mit einem Handelswert, also insbesondere alle E-Commerce-Bestellungen oder andere gekaufte Produkte, und geht der Versand in ein Land außerhalb der EU, dann muss dem Paket zwingend eine Internationale Handelsrechnung beigelegt werden.

Anbringung und Anzahl

Die Anzahl der identischen Kopien der Internationalen Handelsrechnung, die Sie dem Paket beilegen müssen, ist je nach Empfangsland unterscheidlich. Es sind je nach Land zwischen 1 und 3 Exemplare notwendig. Da aber zusätzliche Exemplare kein Problem sind, empfehlen wir von weltweit.express, grundsätzlich immer drei Exemplare beizulegen. Damit sind sie praktisch immer auf der sicheren Seite.

Nur in sehr wenige Länder sind 4 Exemplare notwendig, z.B. auf verschiedene karibische Inseln wie Barbados, Dominica, Dominikanische Republik, Grenada oder in einige Afrikanische Länder wie die Demokratische Republik Kongo, Mosambik, den Tschad oder auch nach Venezuela.

Die Internationale Handelsrechnung sollte leicht zugänglich außen am Paket angebracht werden, damit die Zoll-Mitarbeiter im Empfangsland sie leicht entnehmen können (und nicht extra das Paket dafür aufmachen müssen). Am besten eigenen sich aufklebbare Dokumententaschen, wie man sie überall im Handel bekommen.

Aufbau der Internationalen Handelsrechnung

Die Internationale Handelsrechnung ist einer normalen innerdeutschen Rechnung sehr ähnlich. Sie muss allerdings vollständig in Englisch oder in der Sprache des Empfängerlandes erstellt sein. Nur einige sehr wenige Länder akzeptieren Englisch nicht, z.B. Andorra, Komoren, Kongo, Madagaskar, Mauretanien, Senegal, Zentralafrikanische (jeweils nur französisch), Guinea-Bissau (französisch oder spanisch) oder Bolivien, Dominikansische Republik, Honduras, Kuba und Venezuela (jeweils nur spanisch zulässig).

Die Internationale Handelsrechnung muss zwingend enthalten:

• Kennzeichnung als Rechnung: auf Englisch "Invoice" angeben
  (bzw. ggf. in der Sprache, in der die Internationale Handelsrechnung verfasst ist)
• Vollständiger Name des Versender
• Adresse des Versenders
• Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
• Umsatzsteuer-ID-Nummer des Versenders
• EORI-Nummer des Versenders
  (das unterscheidet die Internationale Handelsrechnung von einer EU-internen Rechnung,
  bei der eine EORI-Nummer nicht angegeben würde)
• Handelsregisternummer des Versenders
• Vertragsparteien (Name und Anschrift), sofern von Versender und Empfänger abweichend 
• Lieferbedingungen (z.B. Incoterms, ggf. Versicherung, Verantwortlichkeiten und Kostenzuständigkeiten, etc.)
• Versandkosten
• vollständige Aufstellung aller Paketinhalte bzw. Waren im Paket, und zwar jeweils mit
  
  • Exakte Warenbezeichnung (siehe auch Information weiter unten stehend)
  • Zollwarennummer (auch Zolltarifnummer genannt)
    (das ist ein wichtiger Unterschied einer Internationale Handelsrechnung von einer EU-internen Rechnung)
  • Gewicht
  • Anzahl
  • Verpackung der Ware
  • Preis je Einheit (z.B. Stückpreis oder Kilopreis)
  • Gesamtpreis
  • ggf. Markierung der Waren (z.B. Gefahrenhinweise, Handhabungshinweise, Produktkennzeichnungen, etc.). Beachten Sie, dass diese Hinweise teils abhängig von den Anforderungen des jeweiligen Empfängerlandes sowie der Art der jeweilgen Ware sind.
• Idealerweise Stempel und Originalunterschrift (auf auf den Kopien) des Versenders

Angabe der exakten Warenbezeichnung

Beachten Sie, dass die Warenbezeichnung so exakt wie möglich sein muss, da ansonsten Verzögerungen im Versandablauf oder sogar Abweisungen des Pakets durch den Zoll den Empfängerlandes erfolgen können.

So ist die Angabe "Textilien" oder "Herrenbekleidung" in keinster Weise ausreichend. Es ist als Warenbezeichnung z.B. "Herrenhosen aus Baumwolle" (also auf dem Formular in Englisch "Men's pants made of cotton") zu wählen.

Denken Sie bei der Wahl der Bezeichnung daran, am besten Verwendungszwecke, Zielgruppen und/oder Materialien mit aufzunehmen, um zu einer exakten Warenbezeichnung zu kommen. 

Achtung im Geschenkeversand: Auch nur "Geschenke" ist als Angabe auf der Zoll-Inhaltserklärung nicht zulässig – Sie müssen ganz konkret angeben, was dieses Geschenk ganu ist, also z.B. "Little Plastic-Doll" (kleine Plastikpuppe). Es mag zwar gerade für Überraschungsgeschenke ärgerlich sein, wenn außen am Paket in den Zollunterlagen schon steht, was genau im Paket enthalten ist – noch ärgerlicher ist es aber, wenn das Geschenkpaket überhaupt nicht oder unschön geöffnet ankommt, weil der Zoll des Empfängerlandes mit den Angaben auf dem Zolldokument nicht zufrieden ist.

Aufbau einer Proforma-Rechnung

Die Proforma-Rechnung, die der Zoll für Pakete privat-zu-privat oder für gewerbliche Nicht-Handelsware benötigt, ist praktisch genauso aufgebaut wie die Internationale Handelsrechnung und es müssen auf ihr genau die gleichen Angaben gemacht werden.

Die Proforma-Rechnung darf aber nicht als Rechnung bzw. mit "Invoice" gekennzeichnet sein. Sie muss stattdessen mit "Proforma-Invoice" markiert sein. Sie darf außerdem keinerlei Zahlungsaufforderungen enthalten (idealerweise enthält sie sogar einen Hinweis darauf, dass keinerlei Zahlung zu leisten ist, um diesen Sachverhalt für die Zollbehörden des Empfängerlands eindeutig zu kommunizieren).

Papierlos elektronisch verzollen (Paperless Trade)

Immer mehr Länder bietendie Möglichkeit, die Zollformalitäten vollständig elektronisch abzuwickeln. Das wird "Paperless Trade" (papierloser Handel) genannt.

Voraussetzung dafür ist: sowohl der Zoll des Empfangslands als auch der genutzt Paket- bzw. Expressdienst bieten diese Art der elektronischen Verzollung an. Das ist zwar bisher eher die Ausnahme, wird aber zunehmend immer häufiger.

Die Zolldokumente an sich (Internationale Handelsrechnung bzw. Proforma-Rechnung, Ursprungszeugnisse, Ausfuhranmeldung, etc.) sind bei diesem Verfahren natürlich weiterhin notwendig. Sie werden aber in elektronischer Form als PDF eingereicht und an den Zoll des Empfängerlandes übermittelt. Die Dokumente müssen dann nicht mehr auf Papier ausgedruckt und nicht mehr dem Paket beigelegt werden.

Paperless Trade bei weltweit.express

Wir bei weltweit.express machen es Ihnen leicht: wenn Sie einen Paketschein buchen (Paket oder Express) weiß unser System automatisch, ob papierne Zolldokumente notwendig sind oder elektronisch Verzollung (ohne Papierdokumente am Paket) möglich ist. Und es unterscheidet auch automatisch, ob ein CN23 oder eine Proforma-Rechnung notwendig ist.

Im der Bestellung eines Paketlabels auf der Website (oder bei gewerblichen Kunden per IT-Schnittstelle) geben Sie alle Angaben zu den Inhalten des Pakets direkt bei der Bestellung online ein. Sind bei der angegebenen Empfängeradresse und dem gewählten Versanddienstleister Papierunterlagen notwendig, erhalten Sie danach per E-Mail und zum Download automatisch die entsprechenden Dokumente (nur die gewerbliche Internationale Handelsrechnung müssen Sie eventuell noch selbst beilegen). 

Erlaubt das Empfängerland und der Versanddienstleister Papierless Trade, werden Sie online aufgefordert, notwendig Unterlagen wie Ursprungszeugnisse, Handelsrechnung oder eventuell sonstige Genehmigungen per PDF (oder JPG) hochzuladen.  Bei einer eventuellen Ausfuhrgenehmigung geben Sie die MRN in das entsprechende Datenfeld ein. Sie erhalten dann außerdem eine E-Mail-Information, dass das Paket elektronisch verzollt wird und diesem keine Papier-Zolldokumente mehr beigelegt werden müssen.

Ursprungszeugnisse

Der Zoll des Empfängerlandes will üblicherweise wissen, woher die in einer Sendung befindlichen Waren stammen. Es geht dabei nicht um das Absenderland, sondern das Land, aus dem die Waren ursprünglich stammen. Haben Sie also etwas aus China importiert und verschicken es dann an einen Kunden in Brasilien, wäre das Ursprungsland dieser Ware China.

Um den Ursprung einer Waren nachzuweisen gibt es die so genannten Ursprungszeugnisse (engl. Certificate of Origin). Sie müssen den Zollunterlagen üblicherweise beigelegt werden bzw. das Ursprungsland auf der Handelsrechnung ggf. mit angegeben werden, wenn ein Paket die EU verlässt. Im Falle von Paperless Trade müssen diese Ursprungszeugnisse als PDF mit hochgeladen werden.

In Deutschland sind die IHKs für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen verantwortlich. Wenden Sie sich daher diesbezüglich an den Ansprechpartner dazu bei Ihrer IHK vor Ort.

Ausfuhranmeldung bei Paket- und Express-Sendungen

Die bisher oben besprochenen Zolldokumente sind für die Zollbehörden des Empfängerlandes notwendig und von diesen bearbeitet. Eventuell muss aber auch eine Ausfuhranmeldung für den Zoll des Versenderlandes erfolgen.

Eine Ausfuhranmeldung ist aber nur notwendig, wenn der Versand die EU verlässt und der Wert mehr als € 1.000,- beträgt (oder mehr als 1.000 kg wiegt oder anmeldepflichtige Waren enthält). Beachten Sie aber, dass es sich dabei um den Gesamtwert der Sendung, nicht nur der Paketinhalte handelt. Das heißt, dass der Gesamtwert aus Summe der Warenwerte im Paket plus allen Versand-, Versicherungs- und Transportkosten anzusetzen bzw. mit dieser Wertgrenze von € 1.000,- zu vergleichen ist.

Die Wertgrenze der Ausfuhranmeldung richtig berechnen

Beispiel: Sie haben Waren im Wert von € 930,-, so könnte man meinen, es sei gar keine Ausfuhranmeldung notwendig. Wenn aber die Versandkosten des Expressversands in diesem Beispiel bei € 80,- liegen würden, wäre die Summe bei € 1.010,- (als 930 + 80) und damit über der Meldegrenze. Eine Anmeldung Ihrer Sendung bei deutschen Zoll wäre also notwendig (oder Ihre Eilsendung würde gestoppt). 

Achtung bei mehreren Paketen an den selben Empfänger: die genannte Summe von € 1.000,- gilt pro Tag und für alle Pakete an denselben Empfänger. Bestellt also beispielsweise ein Kunde in einem Webshop zweimal am gleichen Tag (und werden diese Bestellung am gleichen Tag als zwei getrennte Paket ausgeliefert), dann sind alle Warenwerte, alle Portokosten etc. zusammenzurechnen. Dies gilt natürlich auch, wenn eine einzige Lieferung auf mehrere Pakete aufgeteilt wird (oder ein s.g. Mehrpaketversand durchgeführt wird).

Das Paket und die Ausfuhranmeldung

Nach erfolgter (und genehmigter) Anmeldung erhalten sie ein so genanntes Ausfuhrbegleitdokument (ABD). Auf diesem ist eine Nummer, die  MRN-Nummer (Master Reference Number) enthalten. Das Dokument drucken Sie aus und legen als mit den anderen Zolldokumenten dem Paket bei.

Im Falle eines Paperless Trade (elektronischer Verzollung) laden Sie das ABD als PDF hoch und geben die MRN-Nummer in die entsprechenden Eingabefelder mit an.

So geht die Ausfuhranmeldung

Üblicherweise erfolgt die Ausfuhranmeldung heutzutage elektronisch. Sie finden dazu z.B. das Portal zur Internetausfuhranmeldung Plus online. Weitergehende Informationen zur elektronischen Zollanmeldung bietet auch die Information Zollanmeldung. Sie erhalten dann ein ABD, das Ausfuhrbegleitdokument, das Sie ebenfalls außen an der Sendung mit anbringen müssen, damit der Versand Ihrer Eilsendung nicht schon stockt, bevor es Deutschland überhaupt verlassen hat.

In Ausnahmefällen können Sie die Ausfuhranmeldung auch als gedrucktes Formular bei der für Sie zuständigen Zollstelle, der IHK oder im Buchhandel erhalten. Die Onlineanmeldung ist allerdings das heutzutage übliche Verfahren.

Wichtiger Hinweis noch: ab € 3.000,- Ausfuhrwert benötigen Sie eine durch die Abgangszollstelle vorabgestempelte Ausfuhranmeldung (das so genannte zweistufige Verfahren).

Wo man weitere Informationen kriegt

Auskünfte rund um Zoll und die notwendigen Zolldokumente erhalten Sie bei den Industrie- und Handelskammern (IHK), die entsprechende Ansprechpartner haben.

Außerdem haben die meisten Bestimmungsländer Auslandsvertretungen in Deutschland, bei denen Sie direkt nachfragen und aktuellste Zollinformationen erhalten können. Insbesondere auch bei einem privaten Expressversand sollten Sie sich immer aktuell über die Bestimmungen des Empfängerlandes informieren!

Auch die Dienststellen der Zollverwaltung sowie die Bundesagentur für Außenwirtschaft hilft entweder direkt oder mit geeigneten Ansprechpartnern weiter.

Nutzen Sie diese Stellen und legen Sie Ihrer Expresssendung immer 100%ig vollständige und sauber ausgefüllte Zolldokumente bei. Nur so kann ein Expressversand auch wirklich so schnell wie möglich beim Empfänger ankommen.

Tipps zum Schluss

Es mag wie eine Kleinigkeit klingen, aber wenn Sie die notwendigen Dokumente für Ihre Pakete (Zolldokumente, Paketlabel, etc.) ausdrucken, sollten diese Ausdrucke möglichst wasserfest sein und nicht verschmieren. Sie können nämlich niemals wissen, welches Wetter Ihr Paket unterwegs und im Empfängerland erlebt. Von Regen über tropisches, feuchtes Klima ist alles denkbar – und der Ausdruck mit einem alten Tintenstrahldrucker verschmiert dann leicht.

Auch sollten die für die Anbringung außen am Expresspaket verwendeten Hüllen möglichst dicht schließen und sorgfältig verschlossen werden. Hier wenige Cent sparen zu wollen aber dadurch längere Laufzeiten (oder gar wegen unlesbarer Dokumente die Ablehnung beim Zoll) zu riskieren, wäre einfach der falsche Weg (und am Ende ggf. sogar teurer).

Und jetzt: am besten den Versand (Paket oder Express) gleich günstig buchen, damit er schon bald beim Empfänger ist.